Un sistema de copias que funciona necesita tres cosas: la regla 3-2-1 (tres copias, dos soportes, una fuera de casa), una nomenclatura de versiones con fecha invertida, y saber de antemano qué hacer si el archivo no abre. Configurarlo entero lleva unos diez minutos y protege meses de trabajo.
Todos los años hay estudiantes que pierden un TFG entero, y casi nunca por algo espectacular. Es un portátil que se moja, una carpeta sincronizada que borra lo que no debía, un pendrive que deja de reconocerse o un documento que un día simplemente no abre. Lo que distingue un susto de un desastre no es la suerte: es haber dedicado diez minutos a esto al principio.
La regla 3-2-1 aplicada a un TFG
Es el estándar clásico de copias de seguridad y se traduce sin dificultad a un trabajo académico:
| Elemento | Qué significa | Cómo lo aplicas |
|---|---|---|
| 3 copias | El original y dos respaldos | Portátil + nube + disco o memoria externa |
| 2 soportes | Tipos de almacenamiento distintos | Disco del ordenador y almacenamiento externo o remoto |
| 1 fuera | Una copia en otra ubicación física | La nube ya cumple, o un disco que dejas en otra casa |
El error conceptual más habitual: creer que tener el archivo en una carpeta sincronizada son varias copias. No lo son. Es una sola copia replicada, y la replicación propaga también los errores. Si borras tres capítulos y la carpeta sincroniza, el archivo remoto queda igual de borrado.
La copia externa semanal es la que te protege de eso, y no tiene por qué ser sofisticada: arrastrar la carpeta del TFG a un disco externo todos los domingos, con la fecha en el nombre de la carpeta, es suficiente.
Cómo nombrar las versiones
El sistema que hay que evitar lo conoce todo el mundo porque lo ha sufrido: TFG_final.docx, TFG_final2.docx, TFG_final_bueno.docx, TFG_ESTE.docx. A la tercera iteración deja de significar nada, y es la causa habitual de entregar la versión equivocada.
La convención que funciona usa fecha invertida, para que el orden alfabético coincida con el cronológico:
TFG_2026-04-18_v7.docx
Tres reglas que la completan:
- Versión nueva en cada sesión de trabajo importante, no cada vez que guardas.
- Nunca borres las anteriores hasta después de aprobar. Ocupan poco y algún día querrás recuperar un párrafo que eliminaste.
- Marca los hitos con una etiqueta:
TFG_2026-04-18_v7_ENVIADO-TUTOR.docx. Saber exactamente qué vio tu tutor y cuándo vale mucho más de lo que parece, tanto para trabajar como si hay cualquier discrepancia posterior.
Configura el autoguardado hoy
La autorrecuperación de Word viene por defecto cada diez minutos. Traducido: puedes perder hasta diez minutos de escritura, que suele coincidir con el párrafo que mejor te había salido.
Ve a las opciones de guardado de Word y haz dos cosas: baja el intervalo de autorrecuperación a uno o dos minutos y comprueba que está marcada la casilla que conserva la última versión autorrecuperada si cierras sin guardar. Anota también la ruta de la carpeta de autorrecuperación que aparece ahí: la vas a necesitar si algún día pasa algo.
Si trabajas en Google Docs, el guardado y el historial son automáticos y continuos, lo que resuelve buena parte del problema. La contrapartida es el formato: para un documento largo con índices, numeración y referencias cruzadas, Word sigue siendo más previsible. La comparación completa está en Overleaf vs Word vs Google Docs para el TFG.
El historial de versiones y sus límites
Si tu documento está en una carpeta de OneDrive o SharePoint, Word guarda un historial de versiones accesible desde la información del archivo, y en Google Docs desde el menú de archivo. Permite ver versiones anteriores y restaurarlas, y es lo primero que hay que mirar cuando algo se ha estropeado.
Sus límites, que conviene conocer antes de confiarlo todo a esto:
- Retención limitada. El número de versiones y el tiempo que se conservan dependen del servicio y del plan.
- No protege del borrado sincronizado más allá de esa ventana de retención.
- Depende de la conexión y de que la sincronización esté funcionando, cosa que casi nadie comprueba.
Por eso el historial complementa, pero no sustituye, la copia manual periódica.
Protocolo si el documento no abre
Regla cero: no sobrescribas nada. Copia el archivo problemático a otra carpeta y trabaja siempre sobre la copia. Muchos intentos de recuperación fallan porque el primer movimiento destruyó la única evidencia útil.
Después, en este orden:
- Abrir y reparar. En Word, abre el cuadro de diálogo de apertura de archivos, selecciona el documento, y en la flecha junto al botón Abrir elige Abrir y reparar. Resuelve buena parte de los casos de corrupción leve.
- Historial de versiones. Si el archivo está en la nube, entra en el historial y restaura la última versión que abría bien. Perderás lo escrito desde entonces, pero no todo.
- Archivos de autorrecuperación. Busca ficheros con extensión
.asden la carpeta de autorrecuperación de Word cuya ruta anotaste antes. Ábrelos desde Word. - Documentos no guardados. Word mantiene una lista de documentos recientes sin guardar accesible desde la información del archivo, en la opción de administrar documento.
- Recuperar texto de cualquier archivo. En el cuadro de apertura, cambia el tipo de archivo a la opción de recuperar texto. Pierdes formato, imágenes y notas, pero rescatas el texto, que es lo que no se puede rehacer en una noche.
- Copias temporales del sistema. Busca archivos que empiecen por
~$en la carpeta donde estaba el documento, y revisa la papelera y las versiones anteriores que ofrezca tu sistema operativo.
Si el problema es un PDF que no se genera o pesa demasiado para la plataforma de entrega, eso es otra cosa y se resuelve distinto: está en cómo comprimir y exportar el PDF del TFG.
¿Un archivo o varios?
Un documento único mantiene la numeración, los índices y las referencias cruzadas coherentes sin esfuerzo, y es lo recomendable mientras el rendimiento aguante. Cuando el archivo empieza a ir lento —casi siempre por imágenes de alta resolución—, hay dos salidas: reducir el peso de las imágenes o trabajar por capítulos y combinarlos al final.
Si separas, cuenta con el coste: al unir, la numeración, los índices automáticos y las referencias cruzadas se recalculan y hay que revisarlos enteros. Reserva un día completo para esa integración, y no lo dejes para la víspera. Cómo se generan y actualizan esos elementos está en cómo hacer un índice automático en Word y en índices de tablas y figuras.
Un aviso concreto sobre bibliografía: si usas un gestor de referencias, las citas insertadas son campos vinculados al documento, y combinar archivos o mover el proyecto entre ordenadores puede romperlos. Qué hacer entonces está en cómo arreglar las citas rotas de Zotero o Mendeley en Word.
La semana de la entrega
Cinco cosas concretas para los últimos días, cuando el coste de un fallo es máximo:
- Congela una versión como la buena y no la toques. Los últimos retoques van sobre una copia con otro nombre.
- Genera el PDF con antelación, no una hora antes. Es donde aparecen los problemas de fuentes, saltos e imágenes.
- Comprueba el PDF entero en otro ordenador o en el móvil. Lo que se ve bien en tu pantalla no siempre se ve bien fuera.
- Ten el archivo en dos sitios accesibles el día de la entrega: nube y una memoria física.
- Entrega con margen. Las plataformas de entrega se saturan en las últimas horas de plazo, y ese no es un riesgo que puedas controlar.
Nada de esto lo resuelve una herramienta de escritura, y conviene decirlo: Tesify no es un sistema de copias de seguridad ni recupera un archivo dañado. Lo que sí hace es mantener el trabajo estructurado y las referencias en orden mientras redactas, de modo que reconstruir un apartado —si alguna vez toca— sea mucho menos doloroso. Prueba Tesify gratis
Preguntas frecuentes
¿Cuántas copias de seguridad del TFG debo tener?
La referencia habitual es la regla 3-2-1: tres copias del archivo, en dos soportes distintos y con una de ellas fuera de tu casa. En la práctica basta con el documento en el portátil, una carpeta sincronizada en la nube y una copia semanal en un disco o una memoria externa. Tener el archivo solo en la nube no son tres copias: es una.
¿Cómo debo nombrar las versiones del TFG?
Con fecha en formato año-mes-día al principio o al final, para que el orden alfabético coincida con el cronológico: por ejemplo TFG_2026-04-18_v7.docx. Evita nombres como definitivo, final o final_bueno, que a la tercera iteración dejan de significar nada y son la causa habitual de entregar la versión equivocada.
¿Qué hago si Word no abre mi documento?
No sobrescribas nada y trabaja siempre sobre copias. Prueba en este orden: abrir el archivo con la opción Abrir y reparar del cuadro de diálogo de apertura, buscar el historial de versiones si el documento está en la nube, revisar los archivos de autorrecuperación con extensión .asd en la carpeta de Word, y como último recurso usar la opción de recuperar texto de cualquier archivo, que salva el texto aunque pierda el formato.
¿Cada cuánto guarda Word automáticamente?
La autorrecuperación viene configurada por defecto cada diez minutos, lo que significa que puedes perder hasta diez minutos de trabajo. Merece la pena bajarlo a uno o dos minutos en las opciones de guardado, y comprobar que está marcada la casilla que conserva la última versión autorrecuperada al cerrar sin guardar.
¿Sirve la nube como control de versiones?
Parcialmente. Los servicios de almacenamiento en la nube guardan un historial de versiones que permite volver atrás y es muy útil, pero también sincronizan los errores: si borras un capítulo y se sincroniza, el archivo remoto queda igual de borrado. Por eso el historial de versiones no sustituye a una copia manual periódica en un soporte que no se sincronice.
¿Cuándo conviene separar el TFG en varios archivos?
Cuando el documento empieza a ir lento, lo que suele ocurrir con muchas imágenes de alta resolución. Se puede trabajar por capítulos y combinarlos al final, pero tiene un coste: la numeración, los índices automáticos y las referencias cruzadas se recalculan al unir. Si lo haces, reserva un día entero al final solo para la integración y la revisión del formato.
Nota: los nombres exactos de los menús y la ubicación de las carpetas de autorrecuperación varían entre versiones de Word y entre Windows y macOS. Los pasos descritos corresponden a las versiones de escritorio actuales.